Diese Tools sorgen im Homeoffice für Produktivität

• WhatsApp statt E-Mail
• Direkte Teamkommunikation via Slack
• Datenzugriff in der Cloud
• Große Datenmengen zum Download
• Persönlich treffen, aber online
• Technik SOS
• Direkter Expertensupport:

Für viele Agenturen und Start-ups gehört die Option vom Homeoffice aus zu arbeiten schon seit langem selbstverständlich zum beruflichen Alltag dazu. Es gibt aber immer noch eine ganze Reihe von Unternehmen, für die das Homeoffice wenn überhaupt eher eine Ausnahme denn eine Regel darstellt. Die Coronakrise lässt Unternehmern trotz aller Zweifel nun keine andere Wahl mehr, als ihre Mitarbeiter im heimischen Büro aktiv werden zu lassen.

Um die Arbeit von unterschiedlichen Standorten bestmöglich koordinieren zu können und damit sie auch effektiv erledigt werden kann, gibt es einige Tools, die die Zusammenarbeit wesentlich vereinfachen. Welche das sind, haben wir im Folgenden für Sie zusammengestellt.

WhatsApp statt E-Mail

Auch wenn die E-Mail im beruflichen Kontext nach wie vor das meist genutzte Kommunikationsmittel ist, sollte man in der aktuellen Situation die Priorität der Informationen gewichten. Wenn etwas ganz besonders wichtig ist und man es schnell teilen will, kann es wesentlich sinnvoller sein, eine WhatsApp zu schicken oder, wenn das gesamte Team sich dafür entscheiden hat, Telegram zu nutzen.

Direkte Teamkommunikation via Slack

Dieses Tool ist aus vielen Start-ups gar nicht mehr wegzudenken und rangiert auf der Beliebtheitsskala ganz oben. Und das nicht ohne Grund: Ob es darum geht, die Kommunikation einzelner Teams oder aber auch des gesamten Büros zu organisieren, beides ist problemlos möglich. Darüber hinaus bietet die Anwendung den Vorteil, dass sich andere Tools, wie zum Beispiel Google Drive, optimal integrieren lassen, was die Zusammenarbeit nahtlos möglich macht und dadurch kaum merkbar ist, dass man nicht nebeneinander im Büro sitzt.

Datenzugriff in der Cloud

Dienste wie Google Drive, Dropbox und iCloud bieten den Vorteil, dass man dort Dateien ablegen kann, auf die die Mitarbeiter Zugriff haben. Man muss nicht sämtliche Daten für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellen, sondern kann in Abhängigkeit des Projektes oder auch der Position entscheiden, wer auf welche Inhalte Zugriff hat. Egal, wo man sich befindet, die Dokumente werden in Echtzeit bereitgestellt, sodass man stets auf dem neuesten Stand ist und die Dokumente parallel bearbeiten kann. Hat man darüber bisher noch keine Dateien verwaltet oder so ein Tool zur Zusammenarbeit genutzt, wird man es ab sofort nicht mehr missen wollen.

Große Datenmengen zum Download

Auch wenn sich inzwischen per E-Mail schon recht große Datenmengen übertragen lassen, gerät fast jedes Mailprogramm ein seine Grenzen, wenn man beispielsweise hochauflösende Bilder verschicken möchte. WeTransfer ist hier das Mittel der Wahl: Dort lassen sich kostenfrei bis zu 2GB hochladen und der Empfänger wird automatisch darüber benachrichtigt. Dieser muss dann nur noch auf den verschickten Link klicken und lädt die Bilder einfach herunter. Wem das immer noch nicht genügt, der kann gegen einen Aufpreis sogar mehr als 2GB versenden. Nach zwei Wochen werden die Daten gelöscht. Man ist also darauf angewiesen, dass die versendeten Dateien verhältnismäßig zeitnah abgerufen werden.

Persönlich treffen, aber online

Ist die Sehnsucht nach dem Team allzu groß und man hat das Bedürfnis danach sich zu sehen, bieten Google Hangouts oder Zoom die Option für Online-Meetings. Das ganze Team kann an dem Meeting teilnehmen und sich darüber fast so austauschen, als würde man in einem Raum arbeiten.

In den letzten Jahren sind Daily Stand-ups immer populärer geworden. Darin tauschen sich die Mitarbeiter in aller Kürze über den aktuellen Projektstand aus. Mit diesen Tools lässt sich diese lieb gewordene Job-Routine auch im Homeoffice fortsetzen. Ob der eine oder andere dann vielleicht aber darauf verzichtet, das Meeting tatsächlich im Stehen abzuhalten, lässt sich nicht sicherstellen.

Technik SOS

Während man bei technischen Problemen im Büro schnell mal den Kollegen fragen kann, ist das aus dem Homeoffice raus nicht ohne weiteres Möglich. Wie soll der Kollege ohne einen Blick auf den Bildschirm erhaschen zu können, relevante Tipps zur Lösung des Problems geben? Dafür gibt es glücklicherweise den TeamViewer. Es handelt sich dabei klassischerweise um ein Tool für den sicheren Fernzugriff und die Fernwartung. Der Computeradministrator erhält dadurch nicht nur aus der Ferne einen Blick auf die Arbeitsoberfläche, sondern kann auch direkt daran arbeiten und im besten Fall den Fehler beheben.

Produktiver zusammenarbeiten: Während der Schwerpunkt von Slack auf der Teamkommunikation liegt, geht es bei Trello in erster Linie um die Projektverwaltung und darum, die Organisation der Arbeit und Aufgaben so einfach und übersichtlich wie möglich zu gestalten. Die Idee hinter Trello ist es, die Aufgabenverteilung anhand von Boards, Listen und Karten nicht nur effizient, sondern auch ganz besonders flexibel und mit Spaß gestalten zu können.

Direkter Expertensupport:

So gut man die Arbeit intern auch organisiert, es ist nicht auszuschließen, dass das Business aufgrund der Coronakrise in eine wirtschaftliche Schieflage gerät. Zeichnet sich dies ab und weiß man selbst nicht, wie sich diese bestmöglich auffangen lässt, ist die Unterstützung durch einen Unternehmensberater sinnvoll. Entsprechende Experten, die sich regional zwar in der Nähe befinden, aber auch online beziehungsweise telefonisch mit Rat und Tat zur Seite stehen, findet man auf UnternehmensberaterScout.

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