Agiles Arbeiten: Diese 6 Voraussetzungen müssen erfüllt sein!

• 1. Freiwilligkeit:
• 2. Eindeutige Zieldefinition:
• 3. Kurze Zeitintervalle:
• 4. Ausrichtung auf einen Mehrwert:
  • 6. Arbeit in kleinen Teams:

Es gibt wohl kaum noch einen Arbeitsbereich, der nicht von der Digitalisierung durchdrungen ist. Neben den neuen Möglichkeiten, die sie bietet, stellt sie aber auch eine Menge Herausforderungen an uns Menschen, denen wir gerecht werden müssen.

Trends kommen und gehen viel schneller, als das noch vor einigen Jahren der Fall war. Neue Tools beeinflussen unseren Arbeitstag zum Teil so sehr, dass sich die inhaltliche Ausrichtung des eigenen Tätigkeitsfeldes vollständig geändert hat. Der Wandel bringt aber nicht nur technische Veränderungen mit sich, sondern fordert auch strukturelle Anpassungsleistungen ein.

So haben es zum Beispiel streng hierarchisch organisierte Unternehmen schwer, mit dem schnelleren Takt mitzuhalten. Sind Entscheidungen nötig und der verantwortliche Mitarbeiter befindet sich aktuell auf Reisen, kann dies der kurzfristigen Umsetzung einer Maßnahme entgegenstehen und sich dadurch hinderlich für einen ganzen Arbeitsbereich auswirken. In der IT ist agiles Arbeiten deshalb bereits seit langem ein Thema, das nun auch immer mehr Unternehmen erreicht. Allerdings muss sich die Geschäftsführung darüber bewusst sein, dass ein bisschen agil nicht funktioniert. Wer diese Arbeitsweise einführen will, muss den nötigen Mut mitbringen, die bisherige Hierarchie mindestens neu zu strukturieren, wenn nicht sogar abzuschaffen, und Verantwortung abzugeben. Die Geschäftsführung muss ebenso wie die Mitarbeiter etablierte Arbeitsmuster ablegen, um einen ganz neuen Arbeitsrhythmus zu entwickeln.

Diese sechs Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit agiles Arbeiten Aussicht auf Erfolg hat.

1. Freiwilligkeit:

Nur wenn die Mitarbeiter sich aus freien Stücken dazu entschließen agil zu arbeiten, wird die Transformation funktionieren. Man geht davon aus, dass ein freiwilliger Mitarbeiter die Motivation mitbringt, sich in ein Projekt voll reinzuhängen, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Zudem müssen sie in der Lage sein, Verantwortung für das eigene Tun zu übernehmen sowie die Arbeit selbst organisieren. Mitläufer und Befehlsempfänger stellen hierbei echte Hindernisse dar, die den Erfolg eines Projektes gefährden.

2. Eindeutige Zieldefinition:

Sie ist die wesentliche Grundlage für agiles Arbeiten. Die Mitarbeiter müssen sich alle darüber einig sein, welches Ziel erreicht werden soll. Je genauer dies zu Beginn eines Projektes festgelegt wird, desto einfacher die Messbarkeit des Erfolges eines Projektes. Zudem leiten sich alle weiteren Maßnahmen daraus ab. Anhand folgender Kriterien lassen sich gute Ziele und Leitbilder erkennen: Sie beantworten die Frage nach dem warum, holen den Kunden mit ins Boot, verdeutlichen Hypothesen und halten den genauen Wertbeitrag fest.

3. Kurze Zeitintervalle:

Bei Projekten, die auf mehrere Monate oder sogar Jahre ausgelegt sind, kann einem zwischendurch nicht nur die Luft ausgehen, sondern man kann auch das übergeordnete Ziel aus den Augen verlieren. Außerdem wollen derartige Langzeitprojekte einfach nicht mehr so recht mit der schnelllebigen digitalen Welt harmonieren. Beim agilen Arbeiten fasst man einen Zeitraum von maximal vier Wochen ins Auge. Darauf werden auch die Planungsschritte angepasst. Der große Vorteil von der kurzfristigen Projekt-Taktung ist, dass man schnell auf Veränderungen oder neue Erkenntnisse reagieren kann. Stellt man zum Beispiel fest, dass eine Maßnahme, die man für vielversprechend gehalten hat, nicht performt, kann man kurzfristig einen Strategiewechsel einleiten. Damit dies möglich ist, muss man im Team absolut ehrlich miteinander sein. Kontinuierliche Feedbacks sollen zur fortwährenden Verbesserung beitragen.

4. Ausrichtung auf einen Mehrwert:

Die Arbeit der Projektteams ist auf einen Mehrwert ausgerichtet. Was nicht zum Erreichen dieses Wertes beiträgt, spielt keine Rolle. Man könnte auch sagen, dass agiles Arbeiten sehr effizienzgetrieben ist. Die wichtigsten Aufgaben werden direkt erledigt und weniger wichtige Dinge später. Selbstverständlich wird auch der Kunde von Anfang an mit seinen Wünschen und Erwartungen in den Work-flow mit einbezogen, um innerhalb kurzer Zeit die bestmöglichen Ergebnisse zu generieren.

5. Der Kunde steht im Mittelpunkt:

Die Wünsche, Bedürfnisse und Ziele des Kunden zu verstehen, ist der Kern eines jeden Projektes. Je besser dies gelingt, desto erfolgreicher ist am Ende das Projekt. Um die Zusammenarbeit so zielführend wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, den Kunden nicht erst nach längerer Zeit mit ersten Ergebnissen wieder ins Boot zu holen, sondern zum Beispiel durch die Nutzung von Prototypen schnell miteinzubeziehen. Überflüssige Arbeit lässt sich auf diese Weise vermeiden und man kommt schneller ans Ziel.

6. Arbeit in kleinen Teams:

Allein kleine Teams zu bilden, bedeutet nicht, dass diese Teams auch agil arbeiten. Dafür ist es entscheidend, dass sie autonom und selbstorganisiert tätig sind. In der Regel besteht ein Team aus fünf bis acht Mitgliedern, die jedoch nicht wahllos zusammengewürfelt werden. So wie diese Arbeitsform einen bestimmten Zweck verfolgt, erfüllt auch jedes einzelne Teammitglied eines spezielle Aufgabe. Er/sie ist Experte für einen bestimmten Aufgabenbereich und bringt sein Know-how im Sinne der optimalen Zielerreichung ins Team ein. Damit geht einher, dass die Themenexperten Entscheidungsbefugnis haben, sodass immer derjenige entscheidet, der tatsächlich das meiste Wissen in einem Bereich hat. Nicht selten hadert die Geschäftsführung damit, wichtige Entscheidungen aus der Hand zu geben. Zwingend erforderlich ist für jedes Team, dass sichergestellt ist, dass die Themenexperten vorhanden sind, die für die Bearbeitung eines Projektes erforderlich sind.

Wenn man unsicher ist, ob die agile Arbeitsweise für das eigene Unternehmen sinnvoll ist, sollte nicht übereilt selbst aktiv werden, sondern sich erst mal mit einem Unternehmensberater dazu austauschen. Auf der Online-Plattform UnternehemensberaterScout lassen sich Fachberater finden, die bereits Erfahrungen in diesem Bereich vorzuweisen haben und gegebenenfalls bei der Umsetzung unterstützen können.